O primeiro cuidado a ser tomado por qualquer organização que deseja alcançar sucesso em seus negócios é ter suas estratégias claramente definidas.
Possuir uma gestão estratégica sistematizada e sólida é fator crítico para o sucesso organizacional.
E isto não é diferente quando tratamos da seleção e priorização dos projetos.
Devemos partir das estratégias de nossa organização para definir quais são os "projetos certos" que devem ser empreendidos.
A necessidade de selecionar e priorizar os projetos decorre do fato de que as organizações possuem recursos limitados (pessoas, máquinas, equipamentos, instalações, recursos financeiros, etc.) para executar suas operações e seus projetos. Resumindo, nenhuma organização consegue realizar ao mesmo tempo tudo que gostaria ou mesmo necessitaria fazer.
Existem vários modelos/métodos para a seleção e priorização de projetos, desde os relativamente simples, como Ordenamento, Pontuação e Análise de Riscos, que normalmente utilizam critérios financeiros, de riscos, urgência, comprometimento e conhecimento técnico para a seleção dos projetos, até outros mais complexos, como é o caso da Programação Multicritério com AHP (Analytic Hierarchy Process).
Se você deseja conhecer um modelo prático, interativo e colaborativo, baseado no uso de canvas, vise o site www.canvasworld.com.br e conheça o PSACanvas, que tem neste site disponível não somente o cartaz para trabalhar com sua equipe, mas também um guia do usuário, com o passo-a-passo a ser seguido, além de estar disponível em português e inglês.
Abaixo demonstro um exemplo simples de seleção e priorização utilizando um modelo de pontuação com quatro critérios com diferentes pesos.
Propositadamente não contemplei no exemplo acima critérios estratégicos, ou seja, aqueles que avaliam o alinhamento dos projetos às estratégias da organização para sua seleção e priorização, pois gostaria de dar mais destaque aos mesmos a seguir.
O alinhamento estratégico de um projeto não é somente um critério de pontuação/classificatório, mas um critério eliminatório, ou pelo menos assim deveria ser tratado.
Um projeto que não está alinhado a nenhum objetivo estratégico sequer deveria ser selecionado para ser executado, ou seja, não deveria compor os portfólios de projetos da organização, pois não contribuirão com os resultados e sucesso dos negócios.
Então a primeira pergunta a ser respondida para a seleção de qualquer projeto seria: “Este projeto está alinhado/relacionado com algum objetivo estratégico da organização?”.
Se a resposta for negativa, o projeto não deveria ser empreendido.
Se houver dificuldade em relacionar o projeto a alguma estratégia, no mínimo desconfie, pois para um projeto alinhado estrategicamente consegue-se justificar claramente sua contribuição com um ou mais objetivos estratégicos.
Executar projetos que não contribuem com os resultados da organização não traz benefícios, consome recursos limitados, e muitas vezes escassos, e ainda impede que a organização foque esforços nos projetos que realmente podem trazer os resultados por ela esperados.
O modelo PSACanvas, citado acima neste artigo, tem como critério primário o alinhamento estratégico dos projetos, tendo como outros critérios complementares.
Então, antes mesmo de nos preocuparmos em “fazer certo os projetos”, adotando melhores práticas na gestão dos mesmos, temos que “fazer os projetos certos”, ou seja, adotar métodos adequados na seleção dos projetos que comporão os portfólios da organização.